Quy định được xây dựng trên cơ sở các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành của Nhà nước và Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời phù hợp với điều kiện thực tiễn trong công tác đào tạo, quản lý người học tại Nhà trường. Việc ban hành Quy định nhằm chuẩn hóa quy trình quản lý văn bằng, chứng chỉ; nâng cao trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân có liên quan; phòng ngừa, hạn chế các sai sót, rủi ro trong quá trình cấp phát, sử dụng và lưu trữ văn bằng, chứng chỉ.

Theo Quy định, công tác bảo quản và lưu giữ văn bằng, chứng chỉ được thực hiện theo nguyên tắc an toàn, bảo mật, khoa học, bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu khi cần thiết. Văn bằng, chứng chỉ chưa cấp phát phải được quản lý tập trung, có sổ theo dõi, hồ sơ lưu trữ đầy đủ; việc sử dụng phôi văn bằng, chứng chỉ phải đúng mục đích, đúng thẩm quyền và được kiểm soát chặt chẽ.

Quy định cũng nêu rõ trách nhiệm của các đơn vị chức năng, đặc biệt là đơn vị được giao nhiệm vụ quản lý văn bằng, chứng chỉ, trong việc tổ chức cấp phát cho người học theo đúng quy trình, thủ tục, thời gian quy định. Đồng thời, các trường hợp chỉnh sửa, cấp lại, thu hồi, hủy bỏ văn bằng, chứng chỉ (nếu có) phải được thực hiện nghiêm túc, đúng trình tự, bảo đảm quyền lợi chính đáng của người học và uy tín của Nhà trường.

Việc ban hành và triển khai Quy định về bảo quản, lưu giữ, sử dụng và cấp phát văn bằng, chứng chỉ là bước đi quan trọng của Trường Đại học Hồng Đức trong lộ trình nâng cao hiệu quả công tác quản lý đào tạo, đẩy mạnh cải cách hành chính, hướng tới xây dựng môi trường giáo dục chuyên nghiệp, minh bạch và hiện đại.

Quy định này là căn cứ để các đơn vị, cán bộ, giảng viên và người học trong toàn Trường thực hiện thống nhất, góp phần bảo đảm giá trị pháp lý của văn bằng, chứng chỉ do Trường Đại học Hồng Đức cấp, đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của xã hội và thị trường lao động.